Comunicare le scadenze ai clienti: modelli per lo studio

Una buona comunicazione di scadenza dice al cliente cosa deve fare lui, entro quando e con quale importo. Tutto il resto, dalla norma alle spiegazioni tecniche, può stare in un link. Qui trovi quando scrivere e quattro modelli pronti.

In breve

• Parti da ciò che deve fare il cliente, non dalla norma.
• Separa le scadenze per cui deve fare qualcosa da quelle che gestisce lo studio.
• Scrivi prima con largo anticipo, poi ricorda solo a chi non ha risposto.
• Chiedi una conferma: è l'unico modo per sapere che il messaggio è arrivato.

Cosa scrivere e cosa lasciare fuori

Il cliente legge dal telefono, spesso tra un impegno e l'altro. Tre domande bastano:

• Devo fare qualcosa? Pagare, mandare un documento, confermare.
• Entro quando? Una data sola, con il giorno della settimana.
• Quanto e come? Importo e modalità, oppure dove trovare l'F24.

Riferimenti di legge, codici tributo e casi particolari non servono a chi deve solo pagare. Se vuoi darli, metti un link in fondo: per esempio al calendario delle scadenze fiscali, con la fonte ufficiale di ogni data.

Quando scrivere

Sono punti di partenza: conta che ogni cliente riceva solo ciò che lo riguarda. Un messaggio inutile abitua a ignorare anche quelli importanti.

Modello 1: pagamento con F24

Oggetto: [Imposta]: da pagare entro [giorno e data]

Gentile [nome],

entro [giorno e data] va pagato [imposta] per [importo] euro. Trova l'F24 in allegato.

Ci conferma il pagamento, o ci dice se preferisce che lo addebitiamo noi?

Grazie, [firma]

Modello 2: pagamento senza F24 pronto

Oggetto: [Imposta] in arrivo: scadenza [giorno e data]

Gentile [nome],

il [giorno e data] scade [imposta]. Le manderemo l'F24 entro il [data].

Se nel frattempo è cambiato qualcosa che incide sul calcolo, per esempio [variazione], ce lo dica entro il [data].

Grazie, [firma]

Vale per esempio per gli acconti di novembre o per il saldo IMU di dicembre. Il calcolo cambia da caso a caso: controlla sempre la situazione del singolo cliente.

Modello 3: scadenza che gestisce lo studio

Oggetto: [Adempimento]: ci pensiamo noi

Gentile [nome],

entro il [data] invieremo noi [adempimento]. Non deve fare nulla: la avvisiamo solo perché resti traccia.

[firma]

Rassicura il cliente e rende visibile il lavoro dello studio, che altrimenti nessuno vede.

Modello 4: comunicazione a tutti i clienti

Oggetto: [Novità]: cosa cambia per lei

Gentile cliente,

[novità in una frase].

Cosa cambia per lei: [conseguenza concreta].
Cosa deve fare: [azione], entro il [data]. Se non la riguarda, non deve fare nulla.

Per il dettaglio: [link].

[firma]

Se la novità riguarda solo una parte dei clienti, mandala solo a loro.

Tre errori comuni

• Inviare a tutti lo stesso elenco di scadenze. Il cliente non sa quali lo riguardano e non legge.
• Non chiedere una risposta. Senza conferma non sai chi ha visto il messaggio, e te ne accorgi alla scadenza.
• Usare più canali a caso. Email, messaggi e telefonate si perdono. Scegli un canale e usa sempre quello.

Con Scadero ogni cliente riceve per email e push solo le sue scadenze, risponde dal portale e tu vedi chi manca.