Email per sollecitare i documenti ai clienti: 5 modelli

Un sollecito funziona quando dice cosa serve, entro quando e cosa succede dopo, in poche righe. Qui trovi cinque modelli da copiare, dal primo avviso all'ultimo richiamo, e le regole per farli leggere.

In breve

• Chiedi una cosa sola per email, con la data nell'oggetto.
• Dai una data interna, qualche giorno prima della scadenza vera.
• Sollecita solo chi manca: chi ha già risposto non deve ricevere nulla.
• Tieni traccia di ogni invio, così sai a che punto è ogni cliente.

Le regole che fanno rispondere

• Oggetto con cosa e quando. «Documenti per l'acconto: entro il 20 novembre» si capisce anche dall'anteprima sul telefono.
• Elenco, non paragrafi. I documenti vanno in un elenco puntato, uno per riga.
• Una data sola. Se ne indichi due, il cliente sceglie l'ultima.
• Un solo canale di risposta. Dì dove mandare i documenti, altrimenti arrivano sparsi tra email e messaggi.
• Tono che sale con calma. Il primo sollecito ricorda, l'ultimo spiega la conseguenza. Mai rimproveri.

Quando mandarli

Una sequenza semplice per una richiesta con tre settimane di anticipo:

Adatta i tempi alla complessità della pratica e a quanto ti serve per lavorarla.

Modello 1: la richiesta

Oggetto: Documenti per [pratica]: entro il [data]

Gentile [nome],

per preparare [pratica] ci servono questi documenti entro il [data]:

• [documento 1]
• [documento 2]
• [documento 3]

Può inviarli [dove]. Se qualcosa non la riguarda, ce lo scriva: lo togliamo dall'elenco.

Grazie, [firma]

Modello 2: il primo sollecito

Oggetto: Promemoria: documenti per [pratica] entro il [data]

Gentile [nome],

le ricordiamo che aspettiamo ancora questi documenti entro il [data]:

• [documenti mancanti]

Se li ha già inviati, ci scriva e controlliamo noi.

Grazie, [firma]

Modello 3: il secondo sollecito

Oggetto: Mancano ancora i documenti per [pratica]

Gentile [nome],

non abbiamo ancora ricevuto [documenti mancanti]. Ci servono entro il [data] per lavorare la pratica in tempo per la scadenza del [data di scadenza].

Se ha difficoltà a recuperarli, ci chiami: troviamo insieme una soluzione.

Grazie, [firma]

Modello 4: l'ultimo richiamo

Oggetto: Ultimo avviso: [pratica] in scadenza il [data di scadenza]

Gentile [nome],

la scadenza del [data di scadenza] è vicina e i documenti non sono ancora arrivati. Senza [documenti mancanti] non possiamo completare [pratica] in tempo.

La preghiamo di inviarli entro [data] o di chiamarci oggi stesso.

Grazie, [firma]

Modello 5: la conferma

Oggetto: Documenti ricevuti per [pratica]

Gentile [nome],

abbiamo ricevuto tutto, grazie. Non deve fare altro: la contatteremo solo se servirà un chiarimento.

[firma]

La conferma sembra superflua, ma evita telefonate e abitua il cliente a rispondere in fretta.

Il problema vero: sapere chi manca

Scrivere il modello è la parte facile. Il tempo se ne va nel capire chi ha risposto, a chi hai già scritto e quali documenti mancano per ogni cliente, soprattutto se in studio lo seguono più persone. Un foglio Excel regge finché i clienti sono pochi.

Per avvisare i clienti della scadenza, e non solo dei documenti, trovi altri testi nei modelli di comunicazione ai clienti. Per l'inizio dell'anno serve anche la raccolta documenti per la dichiarazione.

Con Scadero la scadenza arriva ai clienti per email e push, vedi chi non ha risposto, lo solleciti in pochi clic e i documenti arrivano dal portale.