Nuovo cliente dello studio commercialista: la checklist

L'ingresso di un nuovo cliente va bene quando, alla fine, lo studio ha incarico e dati in ordine, e il cliente sa cosa aspettarsi e come comunicare. Questa checklist copre i passaggi principali, da adattare alle procedure del tuo studio.

In breve

• Prima gli adempimenti: incarico scritto, adeguata verifica, informativa privacy.
• Poi i dati: anagrafica, soci, deleghe e documentazione dal commercialista precedente.
• Infine l'organizzazione: scadenze caricate e canale di comunicazione spiegato.
• Una lista uguale per tutti evita che qualcosa dipenda dalla memoria di una persona.

Prima di iniziare

• Incarico scritto: oggetto, compenso, durata e obblighi reciproci. Fai attenzione a cosa è incluso e cosa no: è la prima fonte di incomprensioni.
• Adeguata verifica della clientela: identificazione e profilo di rischio, secondo il D.Lgs. 231/2007 e le regole tecniche del Consiglio nazionale per la professione. Conserva la documentazione nel fascicolo del cliente.
• Informativa privacy: consegnala e chiarisci per quali trattamenti lo studio è responsabile, e chi sono i fornitori che trattano i dati per suo conto.

Raccogli dati e documenti

• Anagrafica completa: ditta, partita IVA, codice fiscale, forma giuridica, sede, recapiti di riferimento.
• Soci e incaricati: chi sono, chi risponde per la ditta, a chi vanno mandate le scadenze.
• Dichiarazioni e bilanci precedenti: gli ultimi anni, con le ricevute di invio.
• Situazione dei versamenti: rateazioni in corso, acconti, crediti da riportare, avvisi aperti.
• Passaggio dal collega precedente: concorda tempi e formato, e controlla che non ci siano adempimenti rimasti a metà.

Attiva le deleghe

• Deleghe all'Agenzia delle Entrate, dove servono, per consultare il cassetto fiscale e la fatturazione elettronica.
• Intermediario per gli invii telematici: impegno alla trasmissione delle dichiarazioni.
• INPS e altri enti, in base alla posizione del cliente.

Annota quando scadono le deleghe a termine: una delega scaduta si scopre di solito nel momento in cui serve.

Imposta le scadenze

Prima di chiudere l'ingresso, chiediti:

1. Quali adempimenti riguardano questo cliente, per regime e forma giuridica?
2. Cosa scade nei prossimi 60 giorni? Partire con una scadenza saltata è il modo peggiore di iniziare.
3. Quali scadenze deve seguire lui, e quali gestite voi?
4. Chi dello studio lo segue, e chi lo sostituisce?

Le date nazionali sono nel calendario delle scadenze fiscali. Se usi un foglio condiviso, tieni presente i limiti di Excel come scadenzario.

Il primo contatto conta

Una breve email di benvenuto evita molte telefonate future. Dì:

• chi è il suo riferimento in studio;
• come riceverà le scadenze e come deve rispondere;
• dove inviare i documenti;
• la prima scadenza che lo riguarda e cosa deve fare.

I testi da riusare sono nei modelli di comunicazione ai clienti.

La checklist in una tabella

Guida di metodo: verifica gli obblighi sulle norme vigenti e sulle regole del tuo Ordine.

Con Scadero ditta, soci e scadenze stanno in un unico posto: il nuovo cliente riceve le scadenze per email e push e risponde dal portale, senza app da scaricare dagli store.